Le bon classeur rend le classement et l'archivage beaucoup plus agréables

Proposez un large éventail bien organisé et jouez votre rôle de conseiller

La numérisation est omniprésente et de plus en plus de documents sont archivés sous forme numérique. Pourtant, les archives papier personnelles pour l'école ou le travail sont loin de faire partie du passé. Il n'y a pas beaucoup de gens qui aiment faire du classement mais cette tâche est beaucoup plus agréable avec les bons classeurs et systèmes de rangement. C'est à vous, en tant que détaillant, de proposer une gamme variée et d'aider vos clients à faire le bon choix.

Types de classeur

Il existe tellement de types de produits pour l'archivage personnel qu'il n'est pas toujours facile de s'y retrouver. Nous allons énumérer ci-dessous les dossiers les plus couramment utilisés à l'école et au bureau (à domicile). Dans cet article, nous accordons moins d'attention aux produits d'archivage collectif tels que les dossiers suspendus, les classeurs et les boîtes d'archivage.

• Chemise à clip: pour relier facilement des documents sans les perforer (avec moins de risques de dommages). Idéale pour les présentations en entreprise, les devis, etc.
• Chemise à lamelles: pour les documents perforés qui doivent rester dans le bon ordre.
• Classeur à rabats: pour rassembler et protéger les documents volants (par exemple, contre la poussière et la saleté). Populaire dans les environnements professionnels.
• Chemise à élastique: idéale pour le rangement des papiers volants: grâce à l'élastique, tout est bien maintenu ensemble. Très populaire auprès des écoliers et des étudiants.
• Pochette: idéale pour les documents volants dans un cartable ou un sac de bureau. Disponible en modèle L et en modèle U.
• Classeur à anneaux: best-seller parmi les écoliers et les étudiants pour les notes de classe et les cours, il est également très utilisé au bureau pour un rangement ordonné et une consultation facile des documents.
• Chemise de présentation: pour présenter, protéger et consulter des documents scolaires ou professionnels.
• Classeur de rangement: grand classeur en forme de boîte permettant de ranger les papiers de façon ordonnée. Il s'agit souvent de documents qui ne sont pas beaucoup consultés ou utilisés.

Les classeurs munis d'une pochette à l'avant et parfois à l'arrière sont très populaires

Un classeur pour chaque groupe cible

Au sein des différents types de classeurs, les différents groupes cibles (école, bureau et travail à domicile) ont chacun leur propre gamme avec des couleurs, des possibilités d'application et des intensités d'utilisation spécifiques. Les modèles destinés au marché professionnel sont souvent dotés d'un joint renforcé et d'une encoche anti-déchirure. Les classeurs pour écoliers et étudiants sont disponibles dans des couleurs tendance et des designs modernes, car c'est ce que ce groupe cible aime. Ils sont fabriqués en carton robuste de haute qualité, ce qui est indispensable pour résister aux chocs dans les cartables et les sacs à dos.

Nécessité d'individualisation

Les classeurs équipés d'une pochette à l'avant et parfois aussi au dos sont très populaires. Cela permet de les personnaliser ou de changer régulièrement leur look. Cela répond à la tendance à l'individualisation, où les gens ressentent de plus en plus le besoin de mettre en valeur leur personnalité. Un classeur qui a un look sympa rend l'archivage et le classement plus agréables. Les fabricants l'ont bien compris, comme en témoigne leur large gamme de classeurs simples au design frais et attrayant.

Durabilité

Tous les fabricants sont préoccupés par le réchauffement climatique et veillent à utiliser des matériaux durables et de haute qualité. Des acteurs majeurs tels que Durable, Esselte, Exacompta et Hamelin (Oxford) s'efforcent de garantir que leurs conceptions, matériaux et processus de production favorisent une utilisation à long terme et une économie circulaire. Cela se traduit par des produits fabriqués à partir de matériaux recyclés et/ou recyclables et par des processus de production économes en énergie, avec un minimum de déchets et d'impact sur l'environnement.

Quelques exemples durables :

La gamme Touareg d'Oxford est fabriquée à partir de carton recyclé et ultra-robuste. Les encres utilisées sont végétales et les produits sont certifiés PEFC. La gamme Top File + d'Oxford obtient également un score élevé en termes de respect de l'environnement. Elle est fabriquée en carton durable Multi'Strat™ composé de plusieurs couches, laminé avec une colle sans solvant. Les produits sont particulièrement robustes et résistants aux déchirures.

La collection Teksto est typique de l'engagement d'Exacompta en matière d'innovation et de durabilité. Les produits de cette ligne 100% européenne sont fabriqués à partir de matières végétales ou recyclées. Les classeurs sont résistants à l'eau grâce à un revêtement végétal. Ils sont donc recyclables à la fin de leur vie utile et constituent un bon substitut au plastique. Les produits de la ligne Maïa sont fabriqués en polypropylène et en polyester, entièrement à partir de bouteilles en plastique collectées et recyclées. Avec un look nacré et sophistiqué, Maïa rend hommage aux matériaux de base.

Esselte a fabriqué des produits de sa gamme à partir de plastique (polypropylène) et de carton 100% recyclés et recyclables, avec une empreinte environnementale minimale.

Tous ces produits durables ont un aspect moderne et élégant. L'époque où les produits écologiques étaient tristes et incolores est révolue. 

Le numérique et le papier vont de pair

Avantages de l'archivage numérique

Nous vivons dans une ère numérique où de plus en plus d'entreprises passent au partage et à l'archivage de documents numériques. Cette évolution était déjà en cours avant la crise du corona et elle a été stimulée depuis. La numérisation présente de nombreux avantages. Par exemple, on consomme moins de papier, ce qui est bon pour l'environnement. Les archives numériques offrent une plus grande capacité de stockage et prennent moins de place. En outre, les documents sont accessibles et mis à jour partout et à tout moment.

Les archives papier sont toujours accessibles, sans risque de pannes (de réseau) limitant l'accès aux informations

les Avantages de l'archivage papier

Toutefois, cela ne signifie pas la fin du papier, car l'archivage physique présente également des avantages. Les documents volumineux et encombrants sont plus agréables à lire sur papier et permettent de prendre des notes plus facilement. La protection d'informations précieuses et sensibles est plus facile et plus claire sur papier que dans des archives numériques, où les documents peuvent être ouverts et piratés plus facilement. Le coût d'une archive physique est clair, transparent (par m²) et beaucoup moins sujet à des fluctuations. De plus, les archives papier sont toujours accessibles, sans risque de défaillance (du réseau) ou d'autres facteurs qui pourraient limiter l'accès aux informations numériques. Enfin, une archive papier a un impact écologique moindre qu'un système numérique, qui consomme beaucoup d'énergie et de matériaux polluants.

Obligation légale

Une autre raison de conserver des archives physiques: certains documents doivent être conservés sur papier pour des raisons de réglementation légale. Par exemple, certains documents doivent rester à la disposition des autorités fiscales sous leur forme physique originale. Pensez à un contrat de travail ou à un acte d'achat ou de vente, qui doit pouvoir être présenté sur demande avec la ou les signatures et/ou le ou les cachets originaux. Une version numérique ne suffira pas.

le juste milieu: l'archivage hybride

Sur base des arguments ci-dessus, nous pouvons dire qu'un archivage hybride constitue la meilleure solution. La numérisation est omniprésente et le restera. Mais les archives papier ont encore une utilité. Le papier et le numérique ne s'excluent pas mutuellement. Plus encore, ils vont de pair. Pour vous, en tant que détaillant, il existe donc encore de nombreuses possibilités de proposer des dossiers et des systèmes de classement physiques dans votre entreprise.

Présentation en magasin

enthousiasmez les clients

Classer et archiver: voilà une activité que l'écolier, l'étudiant ou l'employé de bureau moyen n'apprécie guère. C'est à vous, en tant que détaillant, de conseiller et d'aider vos clients - qui souvent ne savent pas vraiment ce dont ils ont besoin - à faire le bon choix. Posez des questions pour comprendre la solution qu'il leur faut. Quel est le but de l'utilisation: professionnel ou scolaire? S'agit-il de documents volants ou de documents dans un certain ordre? Quels sont le volume et la taille des documents concernés?

Soulignez les avantages

Insistez sur le fait que des documents structurés et bien classés rendent les études et le travail plus pratiques et plus agréables, et que vos clients ont donc tout intérêt à acheter les classeurs et systèmes de rangement nécessaires. Présentez-vous comme un spécialiste: les clients apprécient votre aide et, comme vous le savez, les clients satisfaits reviennent.

Mettre les produits en évidence

Proposez une large gamme large bien organisée pour attirer chaque groupe cible. Présentez-la de manière attrayante par marque ou par type de classeur. Pour mettre les produits en évidence, vous pouvez utiliser le matériel de PLV des fabricants, comme un présentoir pour attirer l'attention pendant la période de la rentrée scolaire. Les fabricants accordent une attention particulière à réduire l'occupation du magasin avec une visibilité et des possibilités de présentation maximales, afin de booster les ventes.

Merci à Exacompta & Hamelin