De juiste map maakt klasseren en archiveren een pak aangenamer

Zorg voor een ruim, overzichtelijk assortiment en speel uw rol als adviseur uit

De digitalisering is alomtegenwoordig en steeds meer documenten worden digitaal gearchiveerd. Toch is een persoonlijk papieren archief voor school of werk verre van verleden tijd. Weinig mensen houden van klasseren maar met de juiste mappen en opbergsystemen wordt het een pak aangenamer. Het is aan u als handelaar om te zorgen voor een gevarieerd assortiment en uw klanten te helpen de juiste keuze te maken.

Soorten mappen

Er bestaan zoveel soorten persoonlijke archiveringsproducten dat het niet altijd eenvoudig is om door het bos de bomen te zien. Hieronder zetten we de meest gebruikte mappen voor school en (thuis)kantoor op een rijtje. In dit artikel besteden we minder aandacht aan collectieve archiveringsproducten zoals hangmappen, ordners en archiefdozen.

• Klemmap: om eenvoudig documenten in te binden zonder te perforeren (met minder kans op beschadiging). Ideaal voor bedrijfspresentaties, offertes etc.
• Snelhechter: voor geperforeerde documenten die in de juiste volgorde moeten blijven.
• Klepmap: om losse documenten te verzamelen en beschermen (bv. tegen stof en vuil). Populair in professionele omgevingen.
• Elastomap: ideale opbergmap voor losse papieren, dankzij het elastiek wordt alles goed bij elkaar gehouden. Erg geliefd bij scholieren en studenten.
• Insteekmap: ideaal voor losse documenten in een boeken- of kantoortas, of voor een presentatie. Verkrijgbaar in L-model en U-model.
• Ringmap: bestseller bij scholieren en studenten om lesnotities en cursussen in te bewaren, ook in het kantoorleven veel gebruikt om documenten ordelijk op te bergen en er makkelijk in te bladeren.
• Show- of presentatiemap: voor het presenteren, beschermen en bekijken van school- of werkdocumenten.
• Opbergmap: grote, doosachtige map om papieren overzichtelijk bij elkaar te houden. Vaak zijn dit documenten die niet zo veel bekeken of gebruikt worden.

Mappen die voorzien zijn van een insteekhoes vooraan en soms ook op de rug zijn erg in trek

Een map voor elke doelgroep

Binnen de verschillende mappensoorten hebben de doelgroepen school, kantoor en thuiswerk elk een eigen aanbod met specifieke kleuren, toepassingsmogelijkheden en gebruiksintensiteiten. Insteekmappen voor de professionele markt zijn vaak voorzien van een versterkte lasnaad en een anti-uitscheurinkeping. Mappen voor scholieren en studenten zijn dan weer beschikbaar in trendy kleuren en moderne designs, want daar houdt de doelgroep van. Ze zijn gemaakt van stevig kwaliteitskarton: een must voor mappen die tegen een stootje moeten kunnen in schooltassen en rugzakken.

Nood aan individualisering

Mappen die voorzien zijn van een insteekhoes vooraan en soms ook op de rug zijn erg in trek. Hiermee kan men de map een persoonlijke toets geven en regelmatig veranderen van look. Dit speelt in op de trend van individualisering, waarbij mensen steeds meer de behoefte hebben om hun persoonlijkheid in de verf te zetten. Een map die er leuk uitziet, maakt archiveren en klasseren aangenamer. Dat de fabrikanten dit goed begrepen hebben, blijkt uit hun ruim assortiment aan eenvoudige mappen met een fris en aantrekkelijk design.

Duurzaamheid

Alle fabrikanten zijn begaan met de opwarming van de aarde en besteden veel aandacht aan het gebruik van hoogwaardige, duurzame materialen. Grote spelers zoals Durable, Esselte, Exacompta en Hamelin (Oxford) streven ernaar dat hun ontwerpen, materialen en productieprocessen langdurig gebruik en een circulaire economie bevorderen. Dit vertaalt zich in producten die gemaakt zijn van gerecycleerde en/of recycleerbare materialen en energiezuinige productieprocessen met zo weinig mogelijk afval en milieu-impact.

Enkele duurzame voorbeelden:

Het Touareg-assortiment van Oxford is gemaakt van gerecycleerd en ultrastevig karton. De gebruikte inkten zijn plantaardig en de producten beschikken over een PEFC-certificering. Ook het Top File + assortiment van Oxford scoort hoog qua milieuvriendelijkheid. Het is gemaakt van duurzaam Multi’Strat™ karton bestaande uit meerdere lagen, gelamineerd met oplosmiddelvrije lijm. De producten zijn bijzonder stevig en scheurvast.

De Teksto-collectie is typerend voor de innovatie en duurzaamheid die Exacompta hoog in het vaandel draagt. De producten van deze 100% Europese lijn zijn gemaakt van plantaardige of gerecycleerde materialen. De mappen zijn waterbestendig dankzij een plantaardige coating. Zo blijven ze ook recycleerbaar op het einde van hun levensduur en zijn ze een goede vervanging van plastic. De producten van de Maïa-lijn zijn vervaardigd van polypropyleen en polyester, volledig op basis van ingezamelde en gerecycleerde plastic flessen. Met een parelmoerachtige en geraffineerde uitstraling brengt Maïa ode aan de basismaterialen.

Esselte heeft de producten in het gamma gemaakt van 100% gerecycleerd en recycleerbaar plastic (polypropyleen) en karton, met een minimale ecologische voetafdruk.

Al deze duurzame producten hebben een moderne en elegante look. De tijd dat milieuvriendelijk gelijk stond aan saai en kleurloos, ligt ver achter ons.

Digitaal en papier gaan hand in hand

Voordelen van digitaal archiveren

We leven in een digitaal tijdperk waarin steeds meer bedrijven overstappen op digitaal delen en archiveren van documenten. Die evolutie was al aan de gang voor de coronacrisis en kreeg sindsdien een duw in de rug. De digitalisering heeft veel voordelen. Zo wordt er minder papier verbruikt, wat goed is voor het milieu. Een digitaal archief biedt meer opslagcapaciteit en neemt minder ruimte in beslag. Bovendien zijn de documenten overal en altijd toegankelijk en up-to-date.

Een papieren archief is altijd bereikbaar, zonder risico op (netwerk)storingen waardoor toegang tot het archief beperkt wordt

Voordelen van archiveren op papier

Dit betekent echter niet het einde van papier want ook fysiek archiveren heeft voordelen. Grote, lijvige documenten zijn aangenamer om te lezen op papier en het is makkelijker om aantekeningen te maken. De beveiliging van waardevolle, gevoelige informatie is eenvoudiger en overzichtelijker op papier dan in een digitaal archief, waar documenten makkelijker geopend en gehackt kunnen worden. De kosten van een fysiek archief zijn duidelijk en inzichtelijk (per m²) en veel minder aan veranderingen onderhevig. En een papieren archief is altijd bereikbaar, zonder risico op (netwerk)storingen of andere factoren waardoor de toegang tot digitale informatie beperkt kan worden. Ten slotte heeft een papieren archief een kleinere ecologische impact dan een digitaal systeem, dat veel energie en vervuilende materialen verbruikt.

Wettelijke verplichting

Nog een reden om een fysiek archief bij te houden: sommige documenten moeten op papier worden bewaard met het oog op wettelijke regelgeving. Zo zijn er documenten die in hun originele, fysieke vorm beschikbaar moeten blijven voor de belastingdienst. Denk aan een arbeidsovereenkomst of een koop- of verkoopakte, die op aanvraag voorgelegd moeten kunnen worden met de originele handtekening(en) en/of stempel(s) erop. Een digitale versie volstaat niet.

Gulden middenweg: hybride archief

Op basis van bovenstaande argumenten kunnen we stellen dat een hybride archief de beste oplossing is. De digitalisering is alomtegenwoordig en dat zal zo blijven. Maar een papieren archief heeft wel degelijk nog nut. Papier en digitaal sluiten elkaar niet uit. Meer nog: ze gaan hand in hand. Voor u als handelaar zijn er dus zeker nog veel mogelijkheden om fysieke mappen en archiveringssystemen aan te bieden in uw zaak.

Presentatie in de winkel

Maak klanten warm

Klasseren en archiveren: het is iets waar de gemiddelde scholier, student of kantoorwerker niet warm voor loopt. Het is aan u als handelaar om uw klanten – die vaak zelf niet goed weten wat ze nodig hebben – te adviseren en te helpen de juiste keuze te maken. Stel vragen om te begrijpen welke oplossing ze nodig hebben. Wat is het gebruiksdoel: professioneel of school? Gaat het om losse documenten of documenten in een vaste volgorde? Om welk volume en formaat van documenten gaat het?

Benadruk de voordelen

Benadruk dat gestructureerde, netjes geklasseerde documenten het studeren en werken praktischer en aangenamer maken, en dat uw klanten er dus alle baat bij hebben om de nodige mappen en opbergsystemen aan te schaffen. Profileer uzelf als specialist: klanten stellen uw hulp op prijs en zoals u weet, keren tevreden klanten later naar uw winkel terug.

Zet producten in de kijker

Zorg voor een ruim en overzichtelijk assortiment om elke doelgroep aan te spreken, aantrekkelijk gepresenteerd per merk of per mappensoort. Om de producten in de kijker te zetten, kan u gebruikmaken van de POS-materialen van de fabrikanten. Denk aan een display als eyecatcher in de back-to-schoolperiode. Hierbij wordt veel aandacht besteed aan een zo klein mogelijke bezetting van de winkelvloer met een maximale zichtbaarheid en presentatiemogelijkheden, om de verkoop een mooi duwtje in de rug te geven.

Met dank aan Exacompta & Hamelin