Spreek elke klant aan met uitgebreid aanbod archiveringsproducten

Fabrikanten zetten vooral in op duurzaamheid en individualisering

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable

Klasseren is niet leuk. Je kan het bezwaarlijk een hobby noemen, iets waar je tijd wilt voor vrijmaken. Toch is het noodzakelijk, omdat je geen tijd wilt verliezen als je een bepaald document zoekt. Fabrikanten die actief zijn in het ontwerpen en vermarkten van de juiste producten voor gestructureerd archiveren, klasseren, presenteren en/of organiseren zijn steeds op zoek naar het verlichten van die taak. Het is de taak van de fabrikant om de nodige organisatie (school of professional) te bieden, zodat de consument in het grote aanbod het bos nog tussen de bomen ziet.

Persoonlijk archiveren

Persoonlijk en collectief archiveren, dat zijn de twee segmenten waarin de marktspelers hun merken aanbieden. De archiveringsinstrumenten zijn afhankelijk van het volume van de documenten, het type documenten (al dan niet geperforeerd) maar ook van lokale gewoonten (archiefkasten met hendel versus archiefdozen) en uiteindelijk van een gebruik. Onder persoonlijke archiveringsproducten vallen bijvoorbeeld opbergmappen, elastomappen, verzamelboxen, ringbanden, showtassen en insteekmappen. Onder collectief archiveren vallen onder andere hangmappen, ordners en archiefdozen. In dit artikel focussen we vooral op de eerste groep. In de klassieke ordners is er minder snel evolutie merkbaar, in gepersonaliseerde elastomappen wel.

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable
Alle Durable-producten zijn milieuvriendelijk dankzij
hun duurzaam karakter

Papier versus digitaal

Maar moet je wel nog archiveren, al dan niet met persoonlijke producten? Kan je niet beter alles digitaal opslaan? Fysiek archiveren biedt ten opzichte van digitaal archiveren toch nog steeds een aantal voordelen. Ten eerste is de beveiliging van waardevolle, gevoelige informatie eenvoudiger en overzichtelijker dan digitale opslag. Daarnaast zijn de kosten van een fysiek archief altijd duidelijk en inzichtelijk (per m²) en veel minder aan veranderingen onderhevig. Ten slotte is het archief altijd bereikbaar en heeft men hier geen last van (netwerk)storingen of andere factoren waardoor de toegang tot digitale informatie beperkt kan worden.

Wettelijk verplicht?

Daarnaast kan het zijn dat fysieke papierenopslag noodzakelijk is vanwege een wettelijke regelgeving. In heel wat landen moeten de originele, fysieke documenten bewaard blijven voor bijvoorbeeld de rechter of de belastingdienst. Het kan bijvoorbeeld gaan om een arbeidsovereenkomst of een koop- of hypotheekakte waarvan de echtheid onbetwist moet zijn. Hiervan moeten op aanvraag documenten met originele handtekeningen of originele stempels kunnen worden voorgelegd. Een digitale kopie is niet voldoende. Bovendien is het, in het kader van de GDPR-wetgeving, veiliger om vertrouwelijke papieren documenten in een gesloten kantoor op te slaan dan in een computerbestand dat kan worden geopend of gehackt.

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable
Deze mappen van Esselte vormen een goede basis voor het ordenen van (school)werkdocumenten

Hybride archief

Een digitaal archief daarentegen heeft echter ook veel voordelen. Meer opslagcapaciteit en flexibele bereikbaarheid waar en wanneer je maar wilt, zijn er maar twee van. Omdat het dus wel degelijk nog nut heeft een papieren archief bij te houden, ontstaat zo een hybride archief: een archief waarin beide vormen naast elkaar bestaan.

Bewaartermijn

Vandaag gaat een papieren archief ook langer mee omdat het huidige offsetpapier dankzij nieuwe vezels garant staat voor 100 jaar archivering zonder dat de inkten en dus de inhoud veranderen. Het is moeilijk om dezelfde duur te garanderen op elk digitaal hulpmiddel. Wie kan met zekerheid zeggen dat computers binnen 30 jaar nog woorden, Excel- of zelfs oude PDF-documenten kunnen lezen? Wie weet of Cloud en dergelijke externe aanvallen zullen weerstaan, aanvallen die de vertrouwelijkheid van documenten of documenten in hun geheel schaden.
Het is niet langer uitzonderlijk dat consultants vandaag bedrijven adviseren om terug te keren naar een veiligere papieren archivering. Tenslotte is de ecologische impact van een papieren archief aanzienlijk lager dan die van een digitale versie, dat veel energie en vervuilende materialen verbruikt.

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable
Hamelin biedt per categorie een resem aan kleuren en uitvoeringen – zo is er voor elke klant wat wils

Duurzaamheid

Bij de ontwikkeling van alle soorten mappen voor persoonlijke archivering is er bij alle spelers veel aandacht voor duurzaamheid. Er is ook veel bereidheid om daarin te investeren. Daaruit volgt vanzelfsprekend een voorkeur voor afbreekbare materialen en/of het gebruik van gerecycleerd materiaal in het product.

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable
Exaclair heeft haar assortiment in gerecycleerd polypropyleen vernieuwd

Aangepaste materialen

Dit is bijvoorbeeld het geval in de serie 2nd Life van Oxford, gemaakt van gerecycleerd pre-consumer polypropyleen in vijf doorschijnende kleuren (kleurloos, blauw, groen, rood en paars). Het nieuwe assortiment Top File +, eveneens van Oxford en begin 2020 gelanceerd, is eveneens in deze filosofie ontwikkeld. Dit assortiment wordt vervaardigd met Multi'Stratkarton (390g). De technologie is door Hamelin in eigen huis ontwikkeld. Dit duurzame karton bestaat uit meerdere lagen en is gelamineerd met oplosmiddelvrije lijm. Uitvoerige testen hebben aangetoond dat het ook over een stevige scheurvastheid beschikt. Daarnaast zijn ook de bestendigheid tegen breuk door vouwen en het absorptievermogen aanmerkelijk hoog.
Ook andere spelers zoals Esselte en Durable, dat dit jaar haar 100e verjaardag viert, zetten in op duurzame producten. Alle Durable-producten zijn milieuvriendelijk dankzij hun duurzaam karakter. De gebruikte kunststof is robuust. Ze zijn makkelijk recycleerbaar en worden probleemloos tot afval verwerkt.

De uitdaging van morgen

Bijna de helft van de Europeanen beschouwt de opwarming van de aarde immers als de uitdaging van morgen. Dat wordt ook bevestigd door Exaclair. Daarom werken zij vooral aan papier/kartonassortimenten die minder impact hebben op de ecologie. Dit jaar lanceert Exaclair zelfs een exclusieve innovatie: een reeks karton gemaakt van houtresten en gecoat met plantaardige olie, voor hoge waterbestendigheid.
Eterneco is een nieuw assortiment dat bestand is tegen water en tegelijkertijd recycleerbaar en uiteindelijk afbreekbaar is. Exaclair heeft ook haar enige echte assortiment in gerecycleerd polypropyleen vernieuwd, gemaakt van de inzameling en sortering van huishoudelijk afval: Forever polypropyleen genaamd.

archiveringsproducten Esselte Exaclair Hamelin Durable
Het nieuwe assortiment Top File + (Oxford) werd begin 2020 gelanceerd en wordt vervaardigd met Multi'Strat karton (390g).
De technologie is door Hamelin in eigen huis ontwikkeld

Divers aanbod

Mappen voor persoonlijke archivering bestaan er in alle geuren en kleuren, en voor elk doeleinde: elastomappen met stofkleppen, hoekelastiekmappen, sorteermappen, insteekmappen. De doelgroepen school, kantoor en thuis hebben ieder een eigen assortiment met afgestemde kleur, toepassingsmogelijkheden en gebruiksintensiteit. Insteekmappen voor de professionele markt bijvoorbeeld zijn meestal van een versterkte lasnaad en een anti-uitscheurinkeping voorzien. Lijnen voor scholieren en studenten zijn dan weer meestal vervaardigd in trendy kleuren van een stevig premium kwaliteit karton met een zachte kaft.

Individualisering

Fabrikanten spelen ook in op de trend van de individualisering. Mensen denken en handelen steeds meer vanuit zichzelf en minder vanuit het collectief. Daarbij ontstaat de behoefte om zichzelf te onderscheiden en te laten zien. De serie Polyvision van Oxford biedt de mogelijkheid om te personaliseren en zichzelf op een professionele manier te presenteren. Deze mappen zijn voorzien van een personaliseerbare insteektas aan de voorzijde. Omdat een persoonlijke organisatie een steeds fundamenteler begrip wordt om te slagen, werken zij aan alle veelzijdige, nomadische, eenvoudige en plezierige tools. Zo wordt archiveren bijna een plezier. De lijnen 1928 en Aquarel van Exaclair zijn daar mooie voorbeelden van.

Adviserende rol

Aangezien klasseren voor niemand een passie is, moet u als retailer een adviserende rol spelen. Het belangrijkste is om te begrijpen wat uw klant nodig heeft en voor welk doel hij een map zoekt. Als hij het zelf niet zo goed weet, moet u hem best vragen stellen zodat u samen met hem tot een geschikte oplossing kan komen.

Reageer

Gerelateerde artikels

 

Kleurenschema
Aantal tegels per rij
Beeldverhouding
Weergave
Hoeken afronden
0

Welkom bij Script 

Script maakt gebruik van cookies om uw gebruikservaring te optimaliseren en te personaliseren. Door gebruik te maken van deze website gaat u akkoord met Het privacy- en cookiebeleid.