Digitale oplossingen vervangen de papieren agenda nog lang niet

Maak het onderscheid met een gamma aangepast aan de smaak van uw klanten

Ondanks de overspoeling van digitale hulpmiddelen binnen de kantooromgeving, blijft men vasthouden aan de papieren agenda, zowel voor privé- als professioneel gebruik. Tal van voordelen maken dat deze handige tool de voorkeur geniet van heel wat consumenten. Bovendien is een agenda op het einde van het jaar helemaal volgeschreven en is de aanschaf van een nieuw exemplaar onvermijdelijk. Dat garandeert een zeer stabiele business binnen stationery, een die niet mag ontbreken in uw assortiment.

Verkoop stijgt licht

In de retailkanalen zien we de voorbije jaren een stabiele tot zelfs licht stijgende verkoop van agenda’s. De volumes die verkocht worden, houden uitzonderlijk goed stand. Agenda’s worden al jaren niet meer als relatiegeschenk gegeven, dus hun aandeel in het b2b-kanaal blijft aanhoudend verschuiven naar het retailkanaal. Een gevolg daarvan is dat grote volumeproducties steeds meer plaats hebben moeten maken voor nicheproducties toegespitst op de smaak en behoefte van welbepaalde doelgroepen. Denk maar aan de vele agenda’s in verschillende kleuren, prints, motieven en formaten. Family planners tonen bijvoorbeeld mooi hoe agenda’s voortdurend inspelen op gewijzigde behoeften. Met de stijging van nieuw samengestelde gezinnen is een dergelijke agenda een handige tool om overzicht te houden op alle afspraken, weekends en vakanties van het gezin.

Invloed Covid-19

De afgelopen maanden hebben we grotendeels moeten doorbrengen in lockdown met als gevolg dat mensen noodgedwongen hun vaste gewoontes hebben moeten bijsturen. Thuiswerk kwam in een tweede versnelling terecht en werd al gauw de norm in plaats van de uitzondering. Die tendens zou wel eens tweeërlei invloed kunnen hebben op het gedrag van de consument. Enerzijds zou hij meer kunnen overschakelen naar digitale applicaties. Anderzijds werden we de afgelopen periode overspoeld met smartphonemeldingen die het nieuws rond de pandemie meermaals per dag aankondigden. Dat zou de kentering richting het analoge net kunnen versterken.

Consument schaft agenda vroeger aan

Hoewel het nog te vroeg is om reeds verschuivingen te zien, merken fabrikanten wel op dat er momenteel meer dan vorige jaren al vroeger gezocht wordt naar een agenda voor komende jaar. Waarschijnlijk valt dit te verklaren door het feit dat er dit jaar al heel wat afspraken uitgesteld werden naar 2021 en die wil men reeds kunnen plannen. Maak dus nu al voldoende plaats voor agenda’s in uw winkel.

Papieren agenda verdwijnt niet

Tal van voordelen

Hoewel de digitale golf de kantooromgeving heeft overspoeld het voorbije decennium, blijven essentials zoals de agenda ook in hun analoge vorm trouw onderdeel van de kantooruitrusting. Er hangen immers heel wat voordelen verbonden aan de papieren agenda: denk maar aan de betrouwbaarheid, onmiddellijke beschikbaarheid, ruimte en het overzicht. Het is een multifunctioneel instrument waaraan gebruikers doorheen het jaar persoonlijke nota’s, post-its, to-dolijsten, visitekaartjes tot zelfs geluksmomentjes of speciale belevenissen zoals een verjaardag – compleet met foto’s of verkregen kaartjes – aan toevoegen. Zo bieden agenda’s een opslagplaats die digitale agenda’s onmogelijk kunnen evenaren. Bovendien heeft de papieren agenda nooit last van een lege batterij, krijgt die niet te kampen met pannes, bliept die niet voortdurend en is die niet nefast voor de nachtrust. Bovendien zorgt een papieren agenda voor minder stress en afleiding en helpt het neerpennen met onthouden.

Populair gevoelsproduct

Naast het praktische is de papieren agenda ook een gevoelsproduct waarvan de look en feel moet matchen met de persoonlijke smaak en gewoontes van de eindgebruiker. De keuze is met andere woorden heel persoonlijk en de consument pakt graag uit met een agenda die zijn persoonlijkheid weerspiegelt. De omslag komt dus best in een resem aan designs en kleuren om aan elke smaak te voldoen.

De opdeling van het kalendergedeelte moet dan weer vertrouwd aanvoelen. Om aan de criteria en eisen van de verschillende doelgroepen te voldoen, zien we een flink aantal collecties op de markt die tot eenieders voorkeur cateren.

Trouwe gebruikers

Uit een uitgebreid marktonderzoek dat Brepols in 2018 heeft gevoerd bij 1.800 consumenten, is gebleken hoe trouw de gebruikers van de agenda wel niet zijn. Maar liefst 95% gaf aan in de toekomst trouw te blijven aan zijn papieren agenda. Ook niet onbelangrijk, 83% gaf te kennen bij exact dezelfde of een gelijkaardige agenda te blijven. Dit is een geruststelling voor de winkelier. Als hij weet wat hij vorig jaar verkocht heeft, kan hij zijn nieuwe bestelling het jaar nadien zonder veel risico opnieuw plaatsen.

Belang van duurzaamheid

De zorg om het klimaat en de bekommernis om plastics in aangeschafte producten, blijft groeien onder consumenten. Agenda’s met certificaten of labels zoals FSC (dit keurmerk keurmerk garandeert een verantwoorde herkomst uit duurzaam beheerde bossen en/of recyclage) of PEFC (systeem om de houtstromen te volgen, van in het bos tot bij de consument, om te garanderen dat bossen duurzaam beheerd worden) bieden dan ook een mooie meerwaarde. Maar niet alleen keurmerken zijn belangrijk, ook totaalconcepten waarbij de volledige productie milieuvriendelijk verloopt, winnen aan belang.

Varianten en alternatieven

Van jaaragenda’s tot schoolagenda’s

Traditionele jaaragenda’s lopen van januari tot en met december. Uit het onderzoek van Brepols blijkt dat 67% van die jaaragenda’s wordt verkocht in de maanden november, december en januari, hoewel die trend zich steeds meer naar voren verschuift. Consumenten plannen steeds meer op langere termijn en gaan dus ook al vroeger in het jaar op zoek naar een nieuwe agenda. De meerderheid van de consument (74%) verkiest trouwens de jaaragenda. De leraren- en studentenagenda’s lopen van 1 september tot en met 31 augustus, aangepast aan het school- of academiejaar. Deze exemplaren worden vooral tijdens de zomermaanden aangekocht. Twaalfmaandenversies zijn het meest courant, maar er zijn ook exemplaren voor zes- en achttien maanden omdat afspraken tegenwoordig steeds langer op voorhand worden vastgelegd. De zestienmaandenvariant kent een lichte opmars. Deze agenda’s overkoepelen het volledige schooljaar en zijn handig om in één boekwerk een overzicht te hebben van de feestdagen en vrije schooldagen. Dit biedt ook extra tijd aan de eindgebruiker om naar het einde van het jaar toe te zoeken naar een nieuw exemplaar.

Opdeling binnenwerk

De opdeling van het binnenwerk kan als volgt gebeuren:

• Dagagenda: 1 dag verspreid over 1 of 2 pagina’s

• Weekagenda: weekoverzicht op 2 pagina’s

• Halfmaandelijkse agenda: 1 week per pagina

• Maandagenda: 1 maand verspreid over 1 of 2 pagina’s

De herkenbaarheid van het binnenwerk is voor de meeste gebruikers doorslaggevend. Ze willen elk jaar opnieuw dezelfde elementen op de gebruikelijke plaats terugvinden. De weekagenda is het meest courante type (58% geeft hieraan de voorkeur) en biedt een handig overzicht van een volledige week.

Van analoog tot digitaal

Naast de papieren agenda is ook de agenda op de smartphone of tablet een graag gebruikte tool om het leven op kantoor of thuis te organiseren. Uit het marktonderzoek van Brepols blijkt echter dat een papieren agenda en een digitale oplossing geen concurrenten zijn, maar vaak parters die complementair naast elkaar gebruikt worden. Zo houdt gemiddeld 54% van de papieren agendagebruikers er ook een digitale oplossing op na. Desondanks wensen zij geen afstand te doen van hun papieren versie.

Van praktisch tot creatief

Naast de klassieke agenda zagen we de voorbije jaren ook een sterke opmars van notebooks en bullet journals. Consumenten hechten veel belang aan voldoende notitieruimte. Bijgevolg zijn deze boekjes bijzonder populair aangezien ze makkelijk en handig zijn om to-dolijstjes te maken, persoonlijke gedachten in te ordenen zoals men zou doen in een logboek of dagboek, bucketlists op te stellen of voor eender welk doel de eindgebruiker voor ogen heeft. Het grote verschil met de klassieke agenda is dat deze varianten vooral geschikt zijn voor echte creatievelingen die hun agenda tot in de puntjes willen personaliseren.

Het aanbod samenstellen in 3 stappen

Stap 1: Bepaal het klantenprofiel

Om het aanbod te bepalen, moet u uiteraard kijken tot welke doelgroepen uw winkel zich richt. Het assortiment moet daarop afgesteld worden. Vraag hierbij raad aan uw leveranciers. Zij kennen de markt en bekijken graag uw klantengegevens. Zit u bijvoorbeeld in een overwegend jonge wijk en krijgt u vooral de trendy jeugd over de vloer, dan zal het aanbod anders zijn dan wanneer uw zaak gevestigd is in het hart van een ondernemerskwartier of vlak bij een station waar de snelheid bij de aankoop dan weer primeert. Algemeen is er in België een sterke voorkeur voor het A5 formaat (46%) en zakformaat (44%). Het A4 formaat met “slechts” 8% wint echter wel aan belang. Ook is er in België een sterke voorkeur voor een harde kaft (64%).

Stap 2: Varieer in aanbod

Cruciaal voor de kantoorvakhandel is een mooi assortiment, verschillend van het aanbod van de grote spelers én met voldoende keuze. Klassiekers blijven het altijd goed doen en binnen dat segment blijft het stijlvolle zwart de populairste kleur. Kijken we naar de trendy varianten die eerder gericht zijn op privégebruik en een jonger publiek, dan zien we een resem aan designs, materialen en kleuren. Ontwerpers spelen in op trends die heersen in het straatbeeld en in interieur. We signaleren licenties, prints, tijdloze modellen en decoratieve knipoogjes. Los van het cliënteel dat u ontvangt, is een ruim assortiment noodzakelijk, gaande van kleine handtasplanners tot grotere weekplanners en van sobere exemplaren tot echte eyecatchers.

Stap 3: Presenteer

In 2018 werd nog steeds 89% van de agenda’s in het fysieke winkelpunt gekocht, en slechts 11% online. 79% informeert zich ook niet op voorhand en beslist dus op het moment zelf in het winkelpunt. Een goede presentatie is bijgevolg zeer belangrijk. Afhankelijk van de periode moeten agenda’s een zeer prominente plaats krijgen in de winkel. Durf hier ook al vroeg en breed mee uit te pakken – vanaf oktober tot en met januari, of zelfs al eerder. In juli en augustus worden ook al afspraken gepland voor na Nieuwjaar. Een display op de toonbank of een molen helpen u een pak verder. Stal exemplaren met een stijlvolle of opvallende cover uit als eyecatcher. De rest van het aanbod groepeert u best per indeling/formaat/prijs. De consument maakt immers eerst zijn keuze voor een bepaalde indeling of formaat die hem vertrouwd is, alvorens op zoek te gaan naar een omslag die het best bij hem past.