4 oplossingen om meer duurzaam in te kopen

In gesprek met enkele Responsible Office Dealers

De Europese Aanbestedingswet moet duurzame aanbestedingen door de overheid in goede banen leiden. Hoewel alles mooi op papier staat, lopen enkele zaken nog niet helemaal zoals ze moeten in de praktijk. Script ging aan tafel met Kathleen Bosteels en Carlo Bollen van Responsible Office (RO) alsook met enkele Responsible Office dealers. Zij kaarten de positieve vooruitgang maar ook de uitdagingen aan en zoeken mee naar een oplossing.

Het panel

In 2010, toen Responsible Office in het leven werd geroepen, had de Vlaamse overheid zichzelf de ambitie opgelegd om tegen 2020 100% duurzaam in te kopen. Ondertussen werd deze doelstelling aangepast naar nieuwe ambities. We kunnen met zijn allen nog sneller en beter werk maken van duurzaam inkopen en we werken voortdurend aan de toolbox om dat waar te maken. De Responsible Office dealers zoeken mee naar deze oplossingen:

• Kathleen Bosteels (Project Manager bij Responsible Office)
• Carlo Bollen (Commissielid bij Responsible Office)
• Kathleen Cockaert (Cockaert Copy Service)
• Fien Dessauvage (Dessauvage NV)
• Bert De Smet (Lumap)
• Rony Freson (InterOffice)

1. Meer kennis

Heel wat uitersten

Duurzaam inkopen kan dus beter. Volgens Bert De Smet is het besef er alvast wel, maar wordt dat nog niet altijd in de praktijk gezet. “Ik merk hier en daar inspanningen om richting duurzaamheid te duwen." Ook Rony Freson merkt op dat er heel wat uitersten zijn. “Enerzijds zien wij heel veel aankopers die wel op de hoogte zijn van Responsible Office en van duurzaam inkopen, maar die totaal niet weten wat het inhoudt of er mee bezig zijn. Aan de andere kant heb je er die daarin een voortrekkersrol innemen, en die ons ook flink challengen met verregaande vragen en verwachtingen.” Ook Kathleen Cockaert komt dit in praktijk vaak tegen.

Veel good will, BEHOEFTE AAN MEER KENNIS

De overheidsaankopers zijn stuk voor stuk wellwillend om met hun aankopen een positieve stimulans te geven aan een beter milieu, beaamt Carlo Bollen. "Het is voor die inkopers natuurlijk een flinke uitdaging om van de oude situatie waar alleen de prijs van belang was, nu ook het milieu te betrekken in de aanbesteding zonder ons belastingsgeld op te soeperen en de hoofdprijs te betalen. Ze worden nu allemaal opgeleid in de mogelijkheden van de nieuwe aanbestedingswet. Nu is het soms nog voorzichtig zijn, maar het kan dus in de toekomst alleen maar beter worden.
Om dat ook vanuit onze branche te ondersteunen krijgen de Responsible Office dealers elk jaar drie opleidingsdagen waarin we verschillende onderwerpen aankaarten gaande van duurzaam inkopen, het verduurzamen van de supply chain, de retourlogistiek, het begrijpen van de uitdagingen van de aanbesteder ... zodat we kunnen meedenken en alle initiatieven voor een beter milieu kunnen samenvoegen. Enkele topleerlingen van de klas zijn de steden Antwerpen en Gent, daar zien we al een mooie kentering. Iets begint als een storm, dan begin je te normeren en dan pas te structureren. Wij zitten duidelijk nog in de stormfase, maar we zijn er wel al van bij het begin bij, dus dat is positief.”

7/10 punten voor Responsible Office

Uiteraard werkt het van twee kanten. Ook het werk van Responsible Office werd al beoordeeld. “In 2019 hebben we een enquête gedaan bij onze doelgroep”, vertelt Kathleen Bosteels. “Daarbij behaalden we een gemiddelde van 7/10 punten – zeker niet slecht. De algemene opmerking was dat onze website goed ineen zit, de certificaten makkelijk te downloaden zijn en dat het een prima initiatief is. Als enig werkpunt werd aangegeven dat er meer aanbod mag zijn – meer producten en meer fabrikanten dus. Dat werd dan ook werkpunt nr. 1 voor Bosta.”

2. Meer duurzame producten

700 producten

Zo komen we meteen aan bij de tweede uitdaging en dat is het aanbod. “Momenteel staan zo’n 700 producten op de RO website, dat terwijl er – naar een losse inschatting – dagelijks een goeie 300.000 kantoorartikelen over de toonbank gaan”, aldus Carlo Bollen. “Meer producten, dat is onze prioriteit nummer 1. We zijn er volop mee bezig samen met de commissie om dat verder in te vullen”, vult Kathleen aan. “Maar we kijken met verlangende blik naar de fabrikanten van onze branche. We doen dus graag een warme doch dringende oproep naar onze fabrikanten om meer duurzaam te produceren, want dat komt onze overheid, onze dealers en de fabrikanten zelf alleen maar ten goede.” “Want dat is uiteindelijk een voorwaarde“, voegt Bert De Smet daar nog aan toe. “Om de overheid en bedrijven duurzaam te laten inkopen, moeten wij duurzame artikelen van duurzame fabrikanten op een duurzame manier verwerven, ze duurzaam behandelen en leveren en de grondstoffen ervan op een duurzame manier opnieuw in de loop brengen.

Van recycleren naar circuleren

We moeten niet alleen meer duurzaam produceren volgens de RO dealers, maar ook circulair gaan denken. “Enkel recycleren zal voor de toekomst niet langer volstaan”, aldus Bert De Smet. “Wij gaan actief op zoek naar duurzame producten en elke dag opnieuw dagen wij fabrikanten uit nog meer te verduurzamen en het liefst aan een prijs die in lijn ligt met niet-duurzame producten, zodat niet-duurzame producten op den duur zullen verdwijnen. Wij hebben zelfs al het voorstel gedaan bij fabrikanten om grondstoffen of onderdelen bij klanten op te halen om die aan fabrikanten te leveren en te herwerken om er nieuwe producten van te maken. We zullen natuurlijk financiering moeten vinden voor die activiteit ...” Rony merkt op dat fabrikanten reeds zonder grondstoffen komen te zitten, dus daar moet een oplossing voor gevonden worden.

“De uitdaging om alles circulair te produceren wordt onze grootste en meest innovatieve kans”

Economisch interessanter?

“Er heerst schaarste”, voegt Carlo Bollen er aan toe, “en er wordt nog meer schaarste voorspeld. Op dit moment is het nog duurder om reeds gebruikte grondstoffen terug te halen en te herwerken dan nieuwe grondstoffen aan te kopen. Maar op een bepaald punt in de toekomst zal er een switch zijn en als je dan pas begint met een retourlogistiek op te bouwen, dan ben je eigenlijk al te laat.” Maar net omdat het nu economisch niet interessant is, wordt de switch nog niet gemaakt, merkt Fien Dessauvage op. “Ik vrees dat daar nog de grootste uitdaging zit, in het kostenplaatje om alles circulair te gaan produceren, en aan een prijs die aanvaardbaar is.” Aanbesteders zullen volgens Carlo Bollen open moeten staan om in het begin vier keer zoveel te betalen voor een product dat ze uiteindelijk tien keer langer zullen kunnen gebruiken, hervullen en laten herstellen. Als ze daartoe niet bereid zijn, mist de nieuwe aanbestedingswet zijn doel. "We moeten daar naartoe, want zoals de Club van Rome heeft voorspeld zullen bepaalde grondstoffen simpelweg op zijn. Het is beter dat we ons daar proactief op voorbereiden.”

3. Aanbestedingen moeten beter

Liever arm dan rijk

“Aanbestedingen zijn we liever arm dan rijk”, lacht Bert De Smet. “Zoals Rony en Kathleen (Cockaert) reeds aanhaalden, zien we heel veel uitersten. Je hebt er die weinig opnemen met betrekking tot duurzaamheid en milieu-eisen in hun aanbesteding, en dan heb je er die voor te veel punten gaan quoteren en radicale eisen gaan stellen die wij als RO dealer nog niet kunnen waarmaken.” Ook Carlo Bollen merkt op dat het tegenwoordig een flinke studie vergt om een aanbesteding te begrijpen en vooral om te bepalen of je kans maakt om ze te winnen. “Voor elke aanbesteding moet er een studie worden gemaakt en dat vraagt veel tijd en tijd is geld. Ook daarom zullen sommige aanbesteders niet altijd genoeg aanbieders vinden. Mochten aanbestedingen uniform gemaakt kunnen worden, dan zouden we ons met z’n allen kunnen richten op een hogere duurzaamheid, een betere belevering en service en een betere prijs. Misschien kan RO helpen om de aanbesteders en de dealers bij elkaar te brengen om wederzijds begrip te verhogen en de krachten te bundelen met als doel een hogere duurzaamheid."

Meer concurrentie is betere concurrentie

De nieuwe aanbestedingwet wil de aankoop bij kmo’s ondersteunen, dat staat er letterlijk zo in. “Wij hopen deze maand de ISO 9001 en 14001 certificaten te behalen om aan nog meer criteria van aanbestedingen te kunnen voldoen en zo meer grote deals te kunnen binnenhalen”, aldus Rony Freson. “Wat stellen wij nu vast? Bij grote aanbestedingen wordt soms het hoogste aantal punten toegekend op basis van de jaaromzet van de leverancier. Dat is niet consequent met de doelstelling om de kmo kansen te geven. Zelfs met een financieel heel interessante of duurzame offerte kan je die dan niet meer binnenhalen. We willen dus de overheid vragen hier onmiddellijk mee te stoppen. Niets verkeerds gezegd van de mastodonten van onze branche, maar groter is niet altijd beter. Kmo's zijn trots op hun persoonlijke service en die service kan de overheid heel wat kosten besparen. Dus een kmo, en al zeker als het een RO dealer is, is goed voor de duurzaamheidsdoelstelligen én de financiele situatie van de overheid." Kathleen Cockaert ervaart hetzelfde probleem. “Wij komen ook vaak aanbestedingen tegen waarin wij onmogelijk kunnen concurreren en waarbij dus toch maar één speler kan meedoen. Maar zo werk je monopolisering in de hand en zal de aanbesteder uiteindelijk maar één aanbieder overhouden, die dan de prijs kan vragen die hij wil.” Meer concurrentie is betere concurrentie, dus blijf de lokale economie en de Belgische kmo een kans geven bij aanbestedingen, en dit in je eigen belang, vadertje staat!

"Iedereen is groen als het hem uitkomt, maar onze RO dealers zijn groen in hart en nieren"

4. Open communicatie tussen buyers, dealers en fabrikanten

“In het verleden hebben wij heel wat 'buyer meets supplier' meetings georganiseerd en gecoördineerd samen met Green Deal Vlaanderen”, aldus Kathleen Bosteels. “Het lijkt ons tijd dat concept opnieuw leven in te blazen." Carlo Bollen zegt dat iedereen groen is als het hem uitkomt of commercieel interessant is, maar onze RO dealers zijn groen in hart en nieren. "Als we aan tafel gaan met de overheidsaankopers, dan kunnen we veel leren van elkaar. En in het verlengde daarvan kunnen we misschien ook de fabrikanten aan tafel laten gaan met de RO dealers. Dan kunnen we ook daar het debat openen over meer duurzaamheid en circulariteit. Dat wordt ook vanuit de overheid gevraagd aan ons, om die Green Deal Vlaanderen, die nu eigenlijk naar Europees niveau werd overgeheveld, warm te houden in Vlaanderen en wat we geleerd hebben in 3 jaar Green Deal niet verloren te laten gaan. Dat zijn we samen met Responsible Office en Bosta zeker van plan."